AceAgency
Agenție Digitală/aceagency.ro
Cum ne-am construit propriul sistem de generare de leaduri — și de ce a devenit un business separat.
Am construit ClientiB2B pentru că aveam nevoie de un sistem predictibil pentru noi înșine. Recomandările sunt grozave, dar nu scalează. Aveam nevoie de ceva ce putem controla.
— Mihai Grigore, Fondator — AceAgency
Povestea
A început, sincer, din frustrare. Terminam un proiect mare, sărbătoream, și apoi realizăm că pipeline-ul era din nou gol. Recomandările veneau, dar niciodată suficient de repede.
Așa că am început să experimentăm cu cold email. Nu din ăla spammy — din ăla în care cercetezi persoana, înțelegi business-ul ei și scrii ceva relevant. Primele campanii au fost rough. Rate de răspuns mici, multă învățare.
Dar am continuat să iterăm. Am testat subject line-uri diferite, abordări diferite, audiențe diferite. Am construit propriul proces de warm-up, am configurat domenii dedicate și am dezvoltat un sistem de enrichment al datelor din surse multiple.
După trei luni, ceva a făcut click. Ratele de răspuns au început să urce. Decidenții răspundeau — nu pentru că i-am păcălit, ci pentru că emailurile erau genuinely utile. Oferim ceva de care aveau nevoie.
Atunci am realizat: dacă funcționează pentru noi, poate funcționa și pentru alții. Sistemul era prea bun ca să rămână intern. Așa s-a născut ClientiB2B — nu ca idee de startup, ci ca un produs secundar din rezolvarea propriei probleme.
Astăzi, aceeași infrastructură care generează leaduri pentru AceAgency alimentează campanii pentru mai mulți clienți. Nu vindem teorie. Împărtășim ceea ce am construit și folosim în fiecare zi.
Provocarea
AceAgency este o agenție digitală din București. Reputație bună, portofoliu solid — dar creșterea era impredictibilă. Unele luni erau pline, altele erau liniștite. Întregul pipeline depindea de cine ne recomanda. Știam că pierdem oportunități, dar nu aveam bandwidth-ul să construim un sistem de outbound de la zero în paralel cu proiectele clienților.
Abordarea Noastră
Am decis să ne testăm pe noi înșine. Am construit o infrastructură de cold email cu domenii dedicate, warm-up gradual și liste de prospecți cercetate atent, targetând companii SaaS și startup-uri tech din România și UE. Copy-ul a fost personal — fără template-uri, fără automatizări generice. Fiecare secvență a fost scrisă ca și cum o persoană reală o trimite, pentru că exact asta se întâmpla.
Cum am făcut-o
Săptămâna 1–2
Setup infrastructură: 10 domenii dedicate, configurare DMARC/SPF/DKIM, inițiere warm-up. Am configurat totul de la zero — fără scurtături pe deliverability.
Săptămâna 3–4
Research audiență: am definit ICP-ul (fondatori SaaS, CTO-uri, Head of Growth), am construit lista inițială de 2.000 de contacte prin Apollo, LinkedIn și cercetare manuală.
Luna 2
Primele campanii live. Secvențe de 3 emailuri cu opening lines personalizate. A/B testing pe subject lines în 4 variante. Rezultate inițiale: 2.1% reply rate.
Luna 3
Ciclu de optimizare: am ajustat copy-ul pe baza analizei reply-urilor, am rafinat segmentele de audiență, am crescut volumul gradual. Reply rate-ul a urcat la 3.2%.
Luna 4+
Stare stabilă: 12+ leaduri calificate pe lună, infrastructură stabilă, pipeline predictibil. Sistemul rulează, noi rafinăm. Îmbunătățire continuă, fără ghiceli.
Rezultatele
Cifrele vorbesc de la sine.
3.2%
Reply rate (%)
12
Leaduri Calificate/lună
45
Zile ramp-up
15.000+
Emailuri trimise
48.000€
Valoare pipeline (€)
3.2x
Multiplicator ROI
AceAgency este locul unde s-a născut ClientiB2B. Fiecare proces, fiecare template, fiecare optimizare — a început aici. Când spunem că știm că cold email-ul funcționează, e pentru că am pariet propriul business pe asta mai întâi.